E-Rechnung für Shopify-Shops mit B2B-Kunden: Pflichten, Formate, Umsetzung

B2B über Shopify wächst, und mit ihm die Frage, wie Rechnungen künftig aussehen müssen. Wenn du Geschäftskunden in Deutschland beliefert, kommst du an der E-Rechnung nicht vorbei. Die gute Nachricht: Mit Plan ist das lösbar, und bei vielen Shops ist der Aufwand kleiner, als er klingt.

Wichtig: Das ist weder Rechts- noch Steuerberatung. Die Regeln sind neu und werden durch Schreiben der Finanzverwaltung weiter konkretisiert. Stand Herbst 2026, bitte aktuell prüfen und mit Steuerberatung abstimmen.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931. Das ist etwas anderes als ein PDF, das du per Mail verschickst. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung enthält Daten, die ein System direkt verarbeitet: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Positionen, Zahlungsziel.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

Beim ZUGFeRD kommt es auf das Profil an. Nicht jedes Profil enthält genug Daten, um als E-Rechnung im Sinne der Vorgaben zu gelten. Lass dir vom Anbieter bestätigen, dass das Profil geeignet ist, und stimme dich mit deiner Steuerberatung ab.

Empfangen, ausstellen: zwei verschiedene Pflichten

Die Regeln lassen sich in zwei Teile trennen:

Empfang. Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt seit Anfang 2025. In der Praxis heißt das: Du brauchst ein Postfach, das XML-Rechnungen annimmt, und eine Möglichkeit, sie zu öffnen und zu archivieren. Eine einfache E-Mail-Adresse für Rechnungseingang reicht oft als Ausgangspunkt, wenn dein Buchhaltungssystem die Dateien verarbeitet.

Ausstellen. Hier gibt es gestaffelte Übergangsfristen, die vom Vorjahresumsatz und vom Format abhängen. Laut aktuellem Stand laufen sie in einigen Schritten aus, die genauen Daten und Umsatzgrenzen solltest du im aktuellen BMF-Schreiben nachlesen und mit der Steuerberatung bestätigen. Wir nennen hier bewusst keine Stichtage, weil du dich auf die offizielle Quelle verlassen solltest.

Wer ist grundsätzlich ausgenommen? Soweit wir das verstehen, zum Beispiel:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis zu einer gesetzlichen Grenze
• Umsätze ohne Inlandsbezug, etwa Lieferungen an Unternehmen im Ausland (hier gelten andere Regeln, je nach Land)
• Kleinunternehmer sind bei der Ausstellung teils entlastet, müssen aber empfangen können

Auch hier gilt: Prüfe das für deinen Fall.

Was heißt das für einen Shopify-Shop?

Shopify liefert Bestellbestätigungen und kann Bestelldokumente erzeugen. Eine rechtskonforme E-Rechnung im XML-Format ist in der Standardkonfiguration nicht dabei. Je nachdem, wie dein Geschäft läuft, ergeben sich drei Konstellationen.

Konstellation 1: Reiner B2C-Shop mit wenigen B2B-Bestellungen

Du verschickst Rechnungen vor allem als PDF an Privatkunden. Ein paar Firmenkunden kaufen mit. Hier reicht es oft, die wenigen B2B-Rechnungen aus deiner Buchhaltungssoftware zu erzeugen, die das Format schon kann. Shopify liefert die Bestelldaten, die Buchhaltung erzeugt die Rechnung.

Konstellation 2: Gemischter Shop mit B2B-Kundengruppe

Du hast Firmenkunden mit eigenen Preisen, Zahlungsziel und Kauf auf Rechnung. Das ist der Kern des Themas. Die Rechnung muss automatisch und im richtigen Format entstehen. Du brauchst:

1. Saubere Stammdaten: Firmenname, Anschrift, USt-ID, Leitweg-ID (bei Behörden), Kundennummer. Erfasse sie im Checkout oder im Kundenkonto.
2. Ein System, das Rechnungen erzeugt: eine Rechnungs-App im Shopify-Umfeld oder dein Buchhaltungs- bzw. ERP-System.
3. Ablage und Versand: Die E-Rechnung geht an den Kunden und wird revisionssicher archiviert.

Wie sich B2B-Funktionen im Shop abbilden lassen, haben wir in Shopify B2B und Plus: wann lohnt es sich beschrieben.

Konstellation 3: Hohe Bestellvolumen, ERP im Hintergrund

Du hast ein Warenwirtschaftssystem oder ERP, das Rechnungen führt. Dann sollte die Rechnung dort entstehen. Shopify gibt die Bestellung an das ERP, das ERP erzeugt die E-Rechnung, schickt sie an den Kunden und schreibt Status und Rechnungsnummer zurück in Shopify. Das ist eine klassische Schnittstellenaufgabe, die wir im Bereich Schnittstellen und Integrationen bauen.

Die Lösungswege im Vergleich

Beispiele für Software, die E-Rechnungen unterstützt, gibt es mehrere am Markt, etwa Buchhaltungsprodukte für kleine Unternehmen oder DATEV-nahe Lösungen. Ob ein konkretes Produkt für deine Anforderungen reicht, hängt von Umfang, Format und Shopify-Anbindung ab. Verlasse dich nicht auf Marketingversprechen, sondern lass dir echte Beispielrechnungen im Format erzeugen und von deiner Steuerberatung prüfen.

Schritt für Schritt zur E-Rechnung im Shop

1. Bestand aufnehmen. Wie viele B2B-Rechnungen stellst du im Jahr aus, an wen, aus welchem System?
2. Steuerberatung einbinden. Frag, welches Format und welcher Übergabeweg zur Buchhaltung gewünscht sind. Das spart doppelte Arbeit.
3. Kunden fragen. Welche Formate können deine größten B2B-Kunden verarbeiten? Behörden bestehen auf XRechnung.
4. Pflichtangaben im Checkout klären. USt-ID, Rechnungsadresse, ggf. Leitweg-ID, Bestellnummer des Kunden.
5. Rechnungsquelle festlegen. App, Buchhaltung oder ERP, aber nur eine führende Quelle, nicht drei.
6. Testlauf. Erzeuge Beispielrechnungen, auch mit Rabatt, Versand, Teilerstattung und Gutschrift. Prüfe die Datei mit einem Validator oder lass sie vom Steuerberater öffnen.
7. Archivierung. Die E-Rechnung wird im Originalformat aufbewahrt, nicht nur als Bildansicht. Kläre die Aufbewahrung mit der Steuerberatung.
8. Prozess dokumentieren. Wer erzeugt, wer prüft, wer versendet, was passiert bei Korrekturen?

Typische Stolpersteine

• Kauf auf Rechnung ohne Stammdaten. Wenn die USt-ID oder Anschrift fehlt, ist die Rechnung unvollständig.
• Rabatte und Versandkosten. Sie müssen in der Rechnung sauber als Positionen oder Abzüge auftauchen. Prüfe das mit Testbestellungen.
• Gutschriften und Stornos. Auch sie brauchen das passende Format.
• Mehrere Länder. Der Shop läuft in DACH, die Pflichten sind aber national. Für den Verkauf nach Österreich oder in die Schweiz gelten andere Regeln, prüfe jedes Land einzeln.
• Zu spät angefangen. Rechnungsprozess und Schnittstellen brauchen Vorlauf. Fang früher an, als du musst.

Wie wir helfen können

Wir sind kein Steuerberater, aber wir bauen die technische Seite: Datenerfassung im Checkout, Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP, Rückmeldung von Rechnungsnummern an Shopify. Wenn du wissen willst, was so ein Projekt etwa kostet, hilft dir der Projektkalkulator für eine erste Orientierung.

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Zum Hintergrund, wie sich Rechtsthemen im Checkout insgesamt sortieren lassen, lies auch rechtssicherer Shopify-Checkout in DACH.